Ikkunat auki ja sosiaalihuolto näkyviin

Mitä me oikeastaan tiedämme sosiaalihuollosta – asiakasmääristä, palveluiden tarpeesta tai niiden käytöstä? Vastasitko, Aika vähän?  Onko meillä varaa tietää ”vain vähän”?

Sosiaalihuollossa kertyy vuosittain paljon arvokasta asiakastietoa, jonka hyödyntäminen on mahdollista käytännössä vain tiedon syntyorganisaatiossa. Asiakkaan muuttaessa toiselle alueelle tietoa pyydetään ja toimitetaan perinteisin menetelmin. Aikaa kuluu ennen kuin tiedot ovat siellä, missä asiakas saa palvelua. Tiedon katvealueet, niin asiakastyössä kuin valtakunnallisissa rekistereissä, ovat merkittäviä ja turhauttavia.

Tietoa palvelujen tarpeesta, määrästä ja vaikuttavuudesta tarvittaisiin laajasti niin hyvinvointialueilla kuin valtakunnallisesti.  Sosiaalihuollon ammattilaisten, sote-organisaatioiden johdon ja tutkijoiden pitäisi päästä hyödyntämään tietoa. Viisautta valuu hukkaan, jos palvelujen kehittäminen, seuranta ja valvonta tapahtuu rajallisen tiedon tai pelkän kokemustiedon perustella. Myös asiakkailla ja heidän virallisilla edustajillaan pitäisi olla parempi näkyvyys asiakasta koskeviin tietoihin.

Asiakastiedon arkiston hyödyt käyttöön

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on avaamisen jälkeen tallennettu jo yli 20 miljoonaa asiakirjaa. Arkisto on ikkuna asiakastietoon erityisesti sosiaalihuollon ammattilaiselle. Arkiston avulla tiedot myös kulkevat asiakkaan mukana helposti paikasta toiseen.

Asiakastietolaki velvoittaa julkisia ja julkisen sosiaalihuollon lukuun toimivia yksityisiä sote-organisaatioita liittymään Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon viimeistään 1.9.2024. Velvoite tallentaa rakenteista asiakastietoa koskee ensimmäisessä vaiheessa lapsiperheiden, työikäisten ja iäkkäiden peruspalveluja. Kela tukee sote-organisaatioita ja tietojärjestelmätoimittajia arkistoon liittymisessä.

THL on antanut määräyksen sosiaalihuollossa käytettävistä asiakirjarakenteista. Määräys velvoittaa Sosmeta-palvelussa käytettävien asiakirjarakenteiden käyttöön samassa aikataulussa kuin rakenteisen tiedon tallentaminen etenee. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteita on pitkään kehitetty yhdessä sosiaalihuollon ammattilaisten kanssa, jotka ovat kuvanneet oman työnsä keskeiset tietotarpeet. Tänä vuonna valmistuu suurin osa asiakirjojen rakenteista.  

Tietojärjestelmätoimittajat voivat hakea rakenteet tietojärjestelmiinsä kätevästi Sosmeta-palvelun kautta, ja organisaatiot voivat ottaa ne käyttöön ammattilaisten kirjaamisalustoina. Kustannuksissa saadaan säästöä, kun asiakirjojen rakenteita ei kehitetä toisistaan irrallaan eri organisaatioissa.

Laadukkaat asiakirjat Omakantaan näkyviin

Sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijoita on koulutuettu ansiokkaasti vuosien varrella Kansa-koulu-hankkeissa. Jo lähes 95 %:ssa Suomen kunnista ja kuntayhtymistä löytyy oma kirjaamisasiantuntija. Myös yksityisellä sektorilla kirjaamisasiantuntijoiden määrä on kasvussa. Nämä asiantuntijat vahvistavat työyhteisöjensä kirjaamisosaamista arjessa. Tukena on myös Kansa-koulu III -hankkeen kokoama avoin materiaalipankki, josta voi vapaasti ladata suomen- ja ruotsinkielistä oppimateriaalia.

Ennen kuin kaikki sosiaalihuollon ammattilaiset alkavat kirjata tietoa rakenteisesti, THL tukee heitä muutoksessa tarjoamalla infotilaisuuksia ja käytännöllistä tukimateriaalia. Tuessa huomioidaan niin sosiaalihuollon yleiset kuin eri palvelutehtävien erityiset kirjaamispiirteet.

Sosiaalihuollon toimijoille on julkaistu myös oma käsikirja Kanta-palveluista, jossa ohjeistetaan esimerkiksi sosiaalihuollon asiakkuuden- ja asianhallintaa sekä asiakasasiakirjojen käyttöä.

Koska rakenteinen kirjaaminen vaatii muutoksia ammattilaisten ajatteluun, on kirjaamisen tukea äärimmäisen tärkeä järjestää edelleen myös omassa työyhteisössä. Sosiaalihuollon ammattilaiset ovat oman työnsä parhaita asiantuntijoita jatkossakin.

Sosiaalihuollossa v. 2023 käyttöön otettava Omakanta avaa asiakkaille ikkunan omaan asiakastietoon. Asiakas voi jatkossa Omakannan kautta katsoa esimerkiksi palvelutarpeen arvion tai asiakassuunnitelman kirjaukset.

Vaikka ikkunoita sosiaalihuollon tietoon tarvitaankin, näkymä tulee tehdä varmistamalla asiakkaan oikeus yksityisyyden suojaan. STM antaa asetuksen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käyttöoikeuksista.  Tietojen luovuttamisen periaatteet sosiaalihuollon sisällä sekä sosiaalihuollon ja terveydenhuollon välillä määritellään kansallisesti.  

Tiedolla johtamisen puitteet kuntoon

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto tulee toimimaan ikkunana myös valtakunnalliselle rekisteritiedolle. Sosiaalihuollon uusi seurantarekisteri, Sosdata, kattaa tulevaisuudessa kaikki sosiaalipalvelut ja poistaa tiedollisia katvealueita. Koska jo kertaalleen kirjattua asiakastietoa hyödynnetään mahdollisimman paljon, tulee ammattilaisten tuplakirjaaminen vähenemään.   

Rekisteritiedon laatu vaatii pitkäjänteistä kehittämistä ja paranee vähitellen. Ajantasaisemman tiedon avulla voidaan karsia nykyisiä yksittäisiä tiedonkeruita. Kattava ja laadukas rekisteritieto mahdollistaa aidosti tiedolla johtamisen. Myös tutkimus voi keskittyä monimutkaisten ilmiöiden tutkimiseen perustietojen kartoittamisen sijaan.

Sote-organisaatioiden kannattaa muutoksiin valmistautuessaan varata aikaa ja resursoida erityisen hyvin seuraavat tehtävät:

• Valmistaudu Sosiaalihuollon asiakastiedonarkiston ja Sosdatan käyttöönottoon
• Osallistu tietojärjestelmän hankintaan tai kehittämiseen
• Tue ammattilaisia rakenteisessa kirjaamisessa
• Tiedota asiakkaita tietojen käsittelystä ja tue heitä Omakannan käytössä
• Tutki ja kehitä tiedon laatua

Kovakin työ palkitsee, kun lopputuloksena on sosiaalihuollon tietoperustan rakentaminen, tiedon parempi hyödynnettävyys ja sosiaalihuollon näkyväksi tekeminen.

Lue lisää

Sote-tiedonhallinnan kehittämisnäkymiä (thl.fi)

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittäminen (thl.fi)

Sosiaalihuollon rekisteriuudistus (thl.fi) 

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto (kanta.fi)

Kansa-koulu III -hanke (vasso.fi)