Öppna fönstren och visa upp socialvården

Vad vet vi egentligen om socialvården – om antalet klienter, behovet av tjänster eller användningen av tjänster? Var ditt svar ”ganska lite”? Har vi råd att veta ”ganska lite”?

Inom socialvården samlas varje år in värdefull klientinformation, som i praktiken endast kan utnyttjas inom den organisation där informationen uppkommit. När klienten flyttar till ett annat område begärs och skickas informationen genom traditionella metoder. Det tar tid innan informationen når den plats där klienten får service. Skuggområdena är många och frustrerande i såväl klientarbetet som i nationella register.

Det behövs mycket information om behovet av tjänster, tjänsternas antal och effekter både inom välfärdsområdena och på nationell nivå. Yrkesutbildade personer inom socialvården, ledningen för social- och hälsovårdsorganisationer och forskare borde ha möjlighet att utnyttja informationen. Visdom går till spillo om utvecklingen, uppföljningen och övervakningen av tjänster sker på basis av begränsad information eller enbart erfarenhetsbaserade uppgifter. Också klienter och deras officiella företrädare borde få bättre insyn i uppgifter om klienten.

Fördelarna med Klientdataarkivet utnyttjas

Efter att Klientdataarkivet för socialvården öppnades har redan över 20 miljoner handlingar sparats i arkivet. Arkivet är ett fönster till klientinformation, i synnerhet för yrkesutbildade inom socialvården. Tack vare arkivet förmedlas information också enkelt med klienten från en plats till en annan.

Lagen om kunduppgifter ålägger offentliga social- och hälsovårdsorganisationer och privata social- och hälsovårdsorganisationer som arbetar för den offentliga socialvården att ansluta sig till Klientdataarkivet för socialvården senast den 1 september 2024. Skyldigheten att spara strukturerade klientuppgifter gäller i det första skedet basservicen för barnfamiljer, personer i arbetsför ålder och äldre personer. FPA stöder social- och hälsovårdsorganisationer och informationssystemleverantörer att ansluta sig till arkivet.

THL har utfärdat en föreskrift om de handlingsstrukturer som används inom socialvården. Föreskriften ålägger aktörer som använder tjänsten Sosmeta att ta i bruk handlingsstrukturerna med samma tidtabell som sparandet av strukturerad information framskrider. Strukturerna för klienthandlingar inom socialvården har länge utvecklats i samarbete med yrkesutbildade inom socialvården, som har beskrivit vilka informationsbehov som är centrala i det egna arbetet. Under det här året färdigställs en stor del av handlingsstrukturerna.

Informationssystemleverantörer kan smidigt söka och införa strukturerna i sina informationssystem via tjänsten Sosmeta och organisationer kan ta dem i bruk som dokumentationsplattformar för yrkesutbildade. Kostnaderna minskar eftersom handlingsstrukturerna inte utvecklas separat vid olika organisationer.

Högklassiga handlingar synliga på Mina Kanta-sidor

Experter på dokumentation inom socialvården har utbildats på ett förtjänstfullt sätt inom ramen för Kansa-koulu-projekt under årens lopp. Nästan 95 procent av kommunerna och samkommunerna i Finland har redan en egen dokumentationsexpert. Antalet dokumentationsexperter ökar också inom den privata sektorn. Dessa experter stärker dokumentationskompetensen i arbetsgemenskapen. Ett stöd är också den öppna materialbank som samlats inom projektet Kansa-koulu III, ur vilken läromedel på finska och svenska fritt kan laddas ner.

Innan alla yrkesutbildade inom socialvården börjar dokumentera information i strukturerad form stöder THL dem i förändringen genom att erbjuda informationstillfällen och praktiskt stödmaterial. I stödet beaktas såväl egenskaper för dokumentation inom socialvården i allmänhet som egenskaper som är specifika för olika serviceuppgifter.

För aktörer inom socialvården har också publicerats en handbok om Kanta-tjänsterna, i vilken det finns anvisningar om till exempel hanteringen av klientrelationer och ärenden inom socialvården samt om användningen av klienthandlingar.

Eftersom strukturerad dokumentation kräver att de yrkesutbildade börjar tänka på ett nytt sätt är det ytterst viktigt att fortsätta ordna stöd för dokumentationen även i den egna arbetsgemenskapen. De yrkesutbildade inom socialvården är även i fortsättningen de bästa experterna på sitt eget arbete.

Mina Kanta-sidor som tas i bruk inom socialvården 2023 ger klienterna insyn i sina egna klientuppgifter. I fortsättningen kommer klienten att kunna ta del av till exempel en bedömning av servicebehovet eller anteckningar i klientplanen via Mina Kanta-sidor.

Även om det behövs fönster till informationen inom socialvården måste insynen ske på ett sätt som säkerställer klientens rätt till integritetsskydd. SHM utfärdar en förordning om åtkomsträtt till klientuppgifter inom social- och hälsovården. Principerna för utlämnande av information inom socialvården samt mellan socialvården och hälso- och sjukvården fastställs på nationell nivå.

Ramarna för informationsledning i skick

Klientdataarkivet för socialvården ska också fungera som ett fönster till nationell registerinformation. Det nya uppföljningsregistret för socialvården, Sosdata, kommer i framtiden att täcka all socialservice och eliminera skuggområden vad gäller information. Eftersom klientuppgifter som redan dokumenterats utnyttjas i så stor utsträckning som möjligt kommer den överlappande dokumentationen att minska.

Kvaliteten på registerinformationen kräver långsiktig utveckling och förbättras med tiden. Tack vare att informationen är mer aktuell kan man minska antalet enskilda informationsinsamlingar. Omfattande och högklassig registerinformation möjliggör en genuin informationsledning. Vad gäller forskning kan man fokusera på att undersöka komplexa fenomen i stället för att kartlägga grundläggande information.

Det är bra om social- och hälsovårdsorganisationerna då de förbereder sig för förändringarna reserverar tid och resurser för i synnerhet följande uppgifter:

förbereda sig för att ta i bruk Klientdataarkivet för socialvården och Sosdata
delta i anskaffningen eller utvecklingen av informationssystemet
stöda de yrkesutbildade att dokumentera i strukturerad form
informera klienterna om hur informationen behandlas och stöda dem i användningen av Mina Kanta-sidor
undersöka och utveckla kvaliteten på informationen.

Hårt arbete belönas då slutresultatet är att ett informationsunderlag inom socialvården byggs upp, informationen börjar utnyttjas bättre och socialvården blir synlig.