Otsikon kysymystä pohditaan varmasti useissa päättyvissä sosiaali- ja terveysalan hankkeissa. Osatyökykyisille tie työelämään -kärkihankkeen alueellisissa kokeiluissa haastetta lähdettiin ratkomaan yhdessä. Tämän kirjoituksen vinkit ovat peräisin yhteisestä koulutuspäivästä, jossa asiantuntijat sparrasivat kokeiluja kohti onnistunutta hankkeen päättämistä ja tulosten juurruttamista.
Tulosten juurruttamisella tarkoitamme tiedon ja hyvien käytäntöjen siirtämistä toimintatapoihin ja rakenteisiin. Hankkeen päättäminen voidaan toteuttaa tuottamalla tuloksista raportti, joka on kaikkien kiinnostuneiden vapaasti hyödynnettävissä. Mutta riittääkö se todella? Juurruttamista ei kannata jättää sattuman varaan. Tässä kirjoituksessa esitetään kuusi vinkkiä, jotka kannattaa huomioida kun juurrutetaan tuloksia esimerkiksi tuleviin maakunta- ja sote-rakenteisiin, joita ei vielä konkreettisesti ole.
1. Tee suunnitelma heti – älä jätä juurruttamista hankkeen loppuun
Juurruttamissuunnitelma on osa hankesuunnitelmaa. Mitä varhaisemmassa vaiheessa sitä mietitään, sitä enemmän jää aikaa itse juurruttamistyöhön. Tulosten juurruttamista ei siis jätetä projektin loppuun, vaan sitä tehdään jatkuvasti – se on myös hanketta tukevien tahojen sitouttamista mukaan. Mieti, ketkä ovat niitä tahoja, jotka osaltaan vaikuttavat toimintatapojen ja rakenteiden muuttamiseen. Nämä tahot olisi hyvä saada koko hankkeen ajaksi esimerkiksi ohjausryhmään.
2. Mitä olet juurruttamassa – voiko sen visualisoida?
Onko tuloksilla juurtumisen edellytyksiä? Varmista aina, että toiminta on tarve- ja kysyntälähtöistä. Kehittämisessä on aina mietittävä, etsitäänkö ratkaisua oikeaan ongelmaan. Parhaiten asian saa selville, kun tarve määritellään heti alussa yhdessä asiakkaan kanssa. Koska kaiken keskiössä tulisi olla käyttäjä- ja asiakasnäkökulma, tulee jo käynnistysvaiheessa pohtia kuinka asiakkaat osallistetaan mukaan hankkeeseen.
Pyri kuvaamaan juurrutettava toimintamalli tai prosessi myös visuaalisesti ja liitä siihen täydentävää tietoa, joka edistää onnistunutta käyttöönottoa. Selkeästi kuvatut mallit ja prosessit on aina helpompi omaksua. Tarpeen vaatiessa käytä graafikkoa. Toimintamallin visuaalisuuteen on panostettu esimerkiksi Hankinnoista duunia -hankkeessa.
3. Kuka ottaa kopin, kun hanke on päättynyt?
Hankkeella on usein monia eri sidosryhmiä, joiden intressit vaihtelevat; ne voivat olla keskenään myös ristiriitaisia ja lähtökohdiltaan erilaisia. Mieti, mitkä ovat eri sidosryhmien intressit ja resurssit hankkeen päättymisen jälkeen ja miten ne voidaan sovittaa yhteen. Mitkä ovat eri toimijoiden roolit mallin kehittämisessä tulevaisuudessa? Juurrutetaanko hankkeen tuloksia vähitellen, jolloin vastuuta hiljalleen siirretään tahoille, jotka vastaavat toiminnoista hankkeen päättymisen jälkeen?
4. Kenen huomion tarvitset?
Vaikuttaminen on viestintää. Mieti mitkä ovat ne sidosryhmät, joiden hyväksyntää tai puolestapuhumista hanke tarvitsee juurtuakseen ja puhuttele suoraan näitä ryhmiä. Kullekin sidosryhmälle kannattaa viestiä niistä hyödyistä, jotka ilmenevät kun tulokset saadaan juurtumaan.
Sidosryhmille viestiminen tapahtuu usein helpoiten sosiaalisen median kautta, joka antaa myös aiempaa enemmän mahdollisuuksia viestimiseen sekä verkostoitumiseen. Mistä some-kanavista tavoitat sidosryhmäsi? Päättäjien ja toimittajien tavoittamiseen kannattaa kokeilla ainakin Twitteriä ja LinkedIniä.
Maakuntauudistukseen liittyen vinkki: maakunnissa aloittaa 2018 alussa sote-koordinaattoreita, joiden tehtävänä on tukea soteuudistuksen käynnistymistä maakunnissa. He tulevat olemaan monelle hankkeelle tärkeä kontakti.
5. Mieti aikataulu – koska pitää iskeä?
Maakunta- ja soteuudistuksen tiekartta tarjoaa tietoa maakuntien ja kuntien yhteistyön rakentamisesta ja aikatauluista. Ota selvää onko alueellesi tulossa maakuntakierroksia, ne ovat yksi vaikuttamisen ja verkostoitumisen paikka. Uudistukset etenevät vauhdilla ja on tärkeää olla oikeaan aikaan liikkeellä. Kokeilujen aikataulu on usein melko lyhyt ja tiivis, joten juurruttamisprosessi kannattaa aikatauluttaa jo alkuvaiheessa, eli päättää kenen vastuulla mikäkin asia on ja mitä pitäisi olla saavutettu mihin mennessä. Kannattaa olla hereillä kun strategioita luodaan ja resursseja suunnitellaan.
6. Hae konsensusta
Hankkeella on parhaat edellytykset onnistuneeseen juurtumiseen kun sillä on legitimiteettiä ja resursseja. Legitimiteetti tässä merkitsee sitä, että hankkeella on jos ei puolestapuhujia, vähintäänkin hiljaista hyväksyntää. Käytännön tasolle juurruttamisessa ihmisten muutosvastaiset asenteet muodostavat usein esteen. Mieti, miten asenneilmastoa voisi muokata. Asennemuutos lyhyessä ajassa voi olla vaikeaa, mutta asenteisiin vaikuttaminen on yksi tärkeimpiä onnistuneen juurruttamisen edellytyksiä.
Lisätietoa
Osatyökylyisille tie työelämään (OTE) -kärkihanke
Alueelliset kokeilut Twitterissä @OTEkokeilut #OTEkokeilut
Kirjoittajat työskentelevät OTE-kärkihankkeen projekteissa Mallit työllistymiseen ja osallisuuteen sekä Polut hoitoon ja kuntoutukseen. Näiden kahden projektien alueellisissa kokeiluissa juurruttaminen on ajankohtainen asia.