Sosiaalihuollon organisaatioissa tai tulevilla hyvinvointialueilla ei voida enää tehdä omia ratkaisuja. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä tulee voimaan 1.11.2021. Siinä säädetään aikarajat, jolloin sosiaalihuollon organisaatiot velvoitetaan liittymään Kanta-palvelujen käyttäjiksi. Lisäksi THL antaa määräyksen, joka tulee velvoittamaan rakenteisten asiakasasiakirjojen käyttöön.
Kirjaamistavat vaihtelevat
Sosiaalihuollon asiakastiedon tulisi olla yhdenmukaista ja vertailukelpoista. Tällä hetkellä asiakastietoa kirjataan kuitenkin hyvinkin kirjavasti. Osassa sosiaalihuollon organisaatioita on jo käytössä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentava asiakastietojärjestelmä, jossa käytetään rakenteisia asiakasasiakirjoja. Toisaalla taas kirjaamisen välineet lähentelevät muistivihkoja.
Mistä johtuu, että toimijat ovat kehityksessä niin eri vaiheissa? Uskallamme väittää, että Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto vaatii ensinnäkin kuntapäättäjien yhteisen ymmärryksen sekä tahtotilan muutokselle. Lisäksi tarvitaan riittävät resurssit muutoksen toteuttamiseksi. Käyttöönotto vaatii Kanta- kelpoisen asiakastietojärjestelmän lisäksi niin osaamista, aikaa, rahaa, kuin työntekijöitäkin.
Sosiaalihuollon ammattihenkilöt työskentelevät hektisessä ja kuormittavassa asiakastyössä, minkä vuoksi muutos on toteutettava hallitusti. Muutoksen tueksi Kansa-koulu-hankkeet ovat valmentaneet sosiaalihuollon organisaatioihin lähes kolme tuhatta kirjaamisasiantuntijaa viime vuosien aikana. Heidän vaikuttamismahdollisuutensa uudistuksiin uhkaavat jäädä olemattoman pieniksi, jos he eivät saa päättäviä viranhaltijoita ajoissa mukaan Kanta-junan kyytiin.
Yhtenäisyys hyödyttää kaikkia
Kun asiakastiedot kirjataan kansallisesti yhtenäisellä tavalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, on tieto hyödynnettävissä niillä, kenelle se kuuluu. Kun sosiaalihuollon ammattihenkilöllä on ajantasainen tieto asiakkaan tilanteesta, pystyy hän parhaiten palvelemaan asiakasta hänen tuen tarpeissaan. Lisäksi asiakastiedot ovat tarvittaessa käytettävissä esimerkiksi asiakkaan kotikunnan vaihtuessa. Asiakastyön lisäksi toisiokäytön hyödyt ovat moninaiset. Sosiaalipalveluita voidaan kehittää sekä alueellisesti että kansallisesti, kun tieto saadaan vertailtavassa muodossa.
Eikä siinä vielä kaikki: Sosiaalihuollon organisaatiot voivat myös välttää lisävelvoitteen sosiaalihuollon uudessa rekisteritiedonkeruussa, kun tieto on saatavilla Kanta-palvelujen kautta. Tällöin tiedot saadaan kertakirjaamisen periaatteella, eikä tarvita erillistä tietojen toimitusta tai käsin tehtyjä tiedostopoimintoja.
Nyt on viimeistään aika toimia
Sosiaalihuollon organisaatioiden tulee tehdä tarvittavat toimenpiteet muutosten toteuttamiseksi. Sosiaalihuollon ammattilaisilla tulee olla käytössään riittävästi koulutusta, aikaa ja tukea ottaa vaatimukset täyttävä asiakastietojärjestelmä tarvittavine, THL:n määrittelemine asiakasasiakirjarakenteineen haltuun. Asiakirjat palvelevat koko palveluprosessin toteutumista, varmistaen sekä asiakkaan että työntekijän oikeusturvan.
Sosiaalihuollon organisaatioissa on nyt näytön paikka siinä, että päätöksentekijät ymmärtävät sosiaalihuollon laadukkaasti kirjatun asiakastiedon voiman ensiö- ja toisiokäytössä. Tiedolla johtaminen nousee silloin ensiarvoiseksi työvälineeksi päättäjille ja palveluista vastaaville. Hyvin tehty työ ja vertailtava seurantatieto palvelevat viime kädessä asiakkaan hyvinvointia.
Sosiaalihuollon uusi rekisteritiedonkeruu vastaa sote-tiedonhallinnan laajentuneisiin vaatimuksiin. Sitä valmistellaan osana Toivo-ohjelman Valtava-hanketta, jossa uudistetaan kansallista sote-tietotuotantoa ja sote-tietopohjaa.
Lue lisää:
Sosiaalihuollon rekisteriuudistus (Thl.fi)
Toivo-ohjelma (Thl.fi)
Sosiaalihuollon tiedonhallinta (Thl.fi)