THL:n käynnissä olevassa tutkimuksessa on tullut esiin hyvinvointialueiden tietojärjestelmiin liittyviä ongelmia, jotka uhkaavat tiedolla ohjaamista ja johtamista sosiaalityössä. Myös asiakkaan lakisääteinen oikeus tietojensa kirjaamiseen toteutuu paikoitellen heikosti. Tutkijoiden mukaan ongelmiin tulee puuttua nopeasti, sillä tilanne heikentää jo asiakasturvallisuutta.
Tiedolla johtaminen tähtää vaikuttavuuteen
Tiedolla johtamisella tarkoitetaan tutkimustietoon perustuvaa päätöksentekoa. Sen avulla voidaan esimerkiksi kehittää parempia toimintatapoja ja hyödyntää saatavilla olevat resurssit tehokkaammin. Samalla johtamisesta ja ohjaamisesta tulee aiempaa ennakoivampaa: tiedon avulla pystytään valitsemaan parhaiten vaikuttavat työtavat ja toimenpiteet.
Tiedolla johtamisen tueksi tarvitaan kuitenkin tietoa. Tietoa ei puolestaan synny ilman tutkimus- ja rekisteriaineistoja, joiden avulla voidaan selvittää, onko tällä hetkellä tehtävä sosiaalityö vaikuttavaa vai pitäisikö menetelmiä mahdollisesti kehittää eteenpäin.
Sosiaalityöstä kootaan tutkimustietoa pääasiallisesti haastattelututkimuksilla ja kyselyaineistoilla. Tiedolla johtamisen näkökulmasta esimerkiksi sosiaalityöntekijöille kohdennetut kyselyvastaukset antavat vain pintapuolisen kuvan sosiaalihuollon tilanteesta. Vaikka näillä poikkileikkausaineistoilla saadaan tärkeää tietoa toiminnan tämänhetkisestä tilanteesta ja esimerkiksi asiakkaiden palveluntarpeesta, tarvitaan myös systemaattista seurantaa ja rekisteritutkimuksia, kun halutaan selvittää käytettyjen menetelmien ja toiminnan vaikuttavuutta.
Juuri valmistuneen selvityksen mukaan hyvinvointialueella on vaikeuksia koota tietoja esimerkiksi jopa työntekijöiden määristä, työajan kohdentumisesta ja resursseista.
Olemme KAKSin rahoittamassa tutkimushankkeessamme heränneet huoleen, että tiedonkeruun tämänhetkinen niukkuus vaikeuttaa merkittävästi tiedolla ohjaamista ja johtamista. Tiedolla johtamiseen ja ohjaamiseen tarvitaan dataa myös muun muassa asiakasmääristä, työntekijöiden määristä ja siitä, miten työntekijöiden työaika kohdentuu.
Asianmukaiset kirjaukset tiedolla johtamisen perusta
Vertailukelpoisen tiedon saamiseksi mittaristojen ja seurannan kehittäminen on tärkeää. THL on tukenut työikäisten sosiaalipalvelujen asiakassuunnitelmien käyttöönottoa vuodesta 2018 alkaen. Oikeus asiakaskirjauksiin onkin sosiaalihuollon asiakkaalle lainsäädännössä turvattu perusoikeus.
Aikuissosiaalityössä asiakassuunnitelmien käyttö on kuitenkin edelleen hyvin vaihtelevaa. Tutkimushankkeessamme olemme saaneet huomata, että joissain kunnissa niitä ei ole tehty lainkaan vuoden 2022 puolella ja joissain pienissä kunnissa saattoi olla vain muutamia asiakassuunnitelmia.
Tietojen kirjaamiseen voidaan vaikuttaa sosiaalityöntekijöitä ja heidän johtoaan kouluttamalla ja sitouttamalla kaikki uuteen toimintatapaan.
AVAIN-mittari ohjaa tuottamaan määrämuotoista tietoa
AVAIN-mittari on THL:n kehittämä väline, jonka avulla voidaan saada tietoa esimerkiksi siitä, mitä sekä minkälaisia tavoitteita ja haasteita aikuissosiaalityön asiakkaat kohtaavat arjessaan ja millä metodeilla ja palveluilla näihin haasteisiin sosiaalityössä vastataan. AVAIN-mittari on saatavilla kaikille hyvinvointialueille, mutta kaikki tietojärjestelmätoimittajat ole vielä päivittäneet sosiaalihuollon asiakirjoja uusimmilla tietosisällöillä, mikä hidastaa valtakunnallisesti vertailukelpoisen tiedon saamista.
AVAIN-mittarin validointi toteutetaan THL:ssa vuoden 2023 aikana, jonka toivotaan osaltaan vauhdittavan mittarin käyttöönottoa.
Tietojärjestelmätoimittajien valta – kuka omistaa asiakaskirjaukset?
Hyvinvointialueet joutuvat kilpailuttamaan tietojärjestelmänsä aivan kuten kuntienkin täytyi tehdä, ja tähän kuluu paljon aikaa ja rahaa. Tietojärjestelmätoimittajat päättävät esimerkiksi päivitysten aikataulusta, joka vaikka alueiden kannalta päivitykset olisi hyvä tehdä hyvissä ajoin.
Hankkeessamme olemme havainneet, että toimittajien ratkaisut myös tietojen ulossaamiseksi vaihtelevat. Vaikka tiedot kirjattaisiin asianmukaisesti, ei tietojärjestelmistä saa tarvittavia tietoja ilman huomattavia lisäkustannuksia. Jos tietojärjestelmätoimittajan kanssa ei ole sovittu asiakaskirjausten siirrosta mitään, voi olla, ettei alue saa niitä hyödynnettyä kunnolla toisiokäyttöön. Tällöin arvokas tieto on ikään kuin vankina kaupallisen tietojärjestelmätoimittajan asettaman hinnan takana ja hyvinvointialueiden tekemä tärkeä työ jää näkymättömiin. Kysymys on myös vahvasti eettinen. Kuka omistaa asiakaskirjaukset ja kuka saa päättää niiden hinnasta?
Järjestelmiä suunniteltaessa ja sopimuksia tehdessä hyvinvointialueiden tuleekin olla tarkkana. Tiedon toisiokäytön mahdollistaminen tulee suunnitella asiakastietojärjestelmiin siten, että tiedot ovat helposti käytettävissä ja siirrettävissä niin hyvinvointialueen itsensä käyttöön kuin ulkopuolistenkin tutkijoiden käyttöön myös tilastollisesti käsiteltävässä muodossa. Näin myös palveluiden ulkopuolinen arviointi on mahdollista ja alueiden vertailu onnistuu. Kehotammekin alueita suunnittelemaan ja sopimaan tiedon toisiokäytön tietojärjestelmätoimittajien kanssa jo mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
Tiedolla ohjaamisen ja johtamisen tueksi tarvitaan kansallisiakin ratkaisuja
Sote-uudistuksessa sosiaalihuollon tietojärjestelmät siirtyivät hyvinvointialueiden vastuulle. Valtakunnallisesti tietojärjestelmiin liittyvät kustannusarviot vaihtelevat 450 miljoonasta noin miljardiin. Kustannuksia tulee kuitenkin koko ajan lisää, jos hankintavaiheessa ei onnistuta vaatimaan toimittajalta kaikkea sitä, mitä järjestelmän tulisi mahdollistaa tulevaisuudessa. Kaikki nämä investoinnit ovat pois asiakkaiden ja potilaiden saamasta palvelusta.
Kansallisesti yhtenäinen tietojärjestelmä helpottaisi asiakkaiden oikeuksien toteutumista asianmukaisiin kirjauksiin. Vaikka mikään tietojärjestelmä ei ole täydellinen, saa esimerkiksi Kelan järjestelmistä lähes reaaliaikaisia tietoja muiden muassa perustoimeentulotuen kustannuksista, käyttäjistä ja tuen saamisessa tapahtuvista muutoksista. Kelan rekistereistä voi saada tietoluvan avulla myös tunnisteellisia tietoja esimerkiksi tutkimustarkoituksiin. Tähän tilanteeseen ei tulla pääsemään hyvinvointialueilla vuosikausiin, jos tietojärjestelmät ovat pelkästään kaupallisten toimijoiden käsissä.
Tavoitteena tulisi olla tiedolla johtamiseen sitoutunut sosiaalityö, jonka pohjana on valtakunnallisesti yhtenäisesti ja systemaattisesti kerätty tieto. Näin sosiaalityön kehittäminen ja alueellinen tasa-arvo toteutuu yhdessä asiakkaan lakisääteisten oikeuksien kanssa. Tarvitaan kiireellisesti kansallisia ratkaisuja tai ohjeistuksia tietojärjestelmien suhteen, jotta tiedonkeruu onnistuu
Kirjoittajat työskentelevät Kunnallisalan kehittämissäätiön rahoittamassa THL:n tutkimushankkeessa, jossa tutkitaan sitä, vähentääkö sosiaalityö toimeentulotuen käyttöä. Teksti on julkaistu alun perin Kunnallisalan kehittämissäätiön verkkosivuilla 6.3.2023.