Otsikossa on lainaus lähihoitajan vastauksesta maaliskuussa 2024 toteutetussa tietojärjestelmäkyselyssä. Millaiset edellytykset työnantajan tarjoamat tietojärjestelmät ja digitaaliset työvälineet tarjoavat lähihoitajan työhön? Saimme aiheesta monipuolisia vastauksia, joista nousee esiin niin digitalisaatioon liittyviä haasteita kuin hyvän rakenteisen kirjaamisen tuomia hyötyjä asiakas- ja potilastyöhön.
Organisaatioiden tiedonhallinnan tavoitteena on tiedon kerääminen, organisointi ja tallentaminen niin, että tieto saadaan käyttöön tarkoituksenmukaisesti, käytettiinpä sitä ensisijaisesti asiakkaan ja potilaan hoidossa tai toisiokäytössä esimerkiksi osana tiedolla johtamista (Varonen ja Ailio 2024). Tiedonhallinnassa yhdistyvät organisaation toiminta ja tiedonkulku. Sosiaali- ja terveydenhuollon (sote) palveluita tuottavissa organisaatioissa sujuva tiedonkulku on keskeinen osa potilasturvallisuutta.
Tieto ei kuitenkaan aina löydy järjestelmästä selkeästi osaksi eri käyttäjien näkymiä, mikä voi johtua erilaisista kirjaamisen tavoista, kuten eräässä kyselyvastauksessa kuvataan.
”Jokaisen työtehtävissä on eroja, mikä vaikuttaa kirjauksiin, lähetteet, merkintöjen kirjaus tai jonkin tiedon etsiminen. ”
Tietopuutteet tai tiedon vaikea löytyminen voi haastaa sujuvaa tiedonkulkua ja heikentää potilasturvallisuutta.
Asiakas- tai potilastietojärjestelmän vaihtaminen on myös toimintakulttuurin muutos
Monissa organisaatioissa on menossa asiakas- tai potilastietojärjestelmän vaihto, mikä on usein paitsi teknologinen muutos, myös aikaa vievä moniulotteinen toimintakulttuurin muutos. Yksi lähihoitaja kuvaakin, kuinka järjestelmän vaihto kuormittaa ja uuden opetteluun tulee varata resursseja.
”Potilasjärjestelmien vaihto on kuormittanut. Perehdytys oli etänä ja aikaa uuden oppiselle vähän. Läsnätuki oli tarpeen, sitä olisi kaivattu enempi.”
Uuteen tietojärjestelmään perehtyminen voi tulla työntekijöille ajankohtaiseksi myös yritysoston tai työpaikan vaihdon yhteydessä. Asiakas- ja potilastiedon kirjaamista toteutetaan siis usein muuttuvissa olosuhteissa, ja tietojärjestelmän käytön opettelu toteutuu monin erilaisin tavoin. Toisinaan koulutusta ei järjesty, vaikka työntekijä sitä toivoo.
”X-järjestelmää olen käyttänyt vasta puoli vuotta ja itse opiskellut käytön, siksi kaikki on hidasta, kun ei ole saanut koulutusta.”
Osalla työntekijöistä perehdytys tietojärjestelmien käyttöön rajoittuu kollegoilta saatuun opastukseen.
”Koulutusta ei ole järjestetty. Kollegan kanssa on käyty käytänteet vain läpi perehdytyksessä.”
”Työkaveri on pääkäyttäjä, joka opetti.”
Osa lähihoitajista ilmaisi tyytymättömyyttä etäyhteyksin toteutettaviin koulutuksiin.
”Potilastietojärjestelmistä saa tietoa, jos — sen käyttöön on koulutettu riittävästi. Nykyisin koulutukset ovat pikana Teamsin kautta, häiriöitä ja keskeytyksiä sen aikana, ei pysty keskittymään, niin ei jää asiat mieleen.”
Rakenteinen kirjaaminen koetaan hyödyllisenä, mutta kuormittavana
Rakenteinen tieto auttaa onnistuneessa tiedonhallinnassa, jolloin oikein kirjattu tieto saadaan tarkoituksenmukaisesti käyttöön, esimerkiksi tiedolla johtamisen tarpeisiin. Onnistuneen tiedonhallinnan avulla on mahdollista myötävaikuttaa tiedolla johtamisen edellytysten toteutumiseen.
”Rakenteellinen tietojärjestelmä mahdollistaa hyvän raportoinnin niin asiakkaiden kuin työantajan näkökulmasta. Raportointiin panostettava.”
Rakenteisen kirjaamisen ansioksi on esitetty, että osin puutteellisella kirjoitustaidollakin on mahdollista kirjata. Haittapuolena on esitetty, että rakenteisen tiedon vastaanottaminen kuormittaa, eikä rakenteinen kirjaaminen yksin riitä.
”… rakenteisen kirjaamisen lukeminen vie paljon aikaa ja tärkeät asiat hukkuvat tekstiin.”
”Turhaa klikkaamista, osissa tehtävistä rakenteellisen kirjaamisen lisäksi joutuu joka tapauksessa vapaalla tekstillä täydentämään, osa valmiista rakenteista on naurettavia. ”
Kirjaamisen koettiin monissa tapauksissa vievän liikaa aikaa, mikä on pois asiakkaiden perustarpeiden, kuten ravitsemuksen tai hygienian, takaamisesta.
Sote-palveluita tuottavissa organisaatioissa henkilöstön riittävyys ja sijaisten saannin pulmat ovat arkipäivää, ja ajankäyttö työtehtävien suorittamiseen haastaa tekijöitä.
”Kovilla ollaan kentällä, sijaiset vähissä ja tuplavuoroja tehdään säännöllisesti. … Paljon sijaisia, joille suomen kielen kirjoittaminen on hankalaa. Pahimmillaan neuvot toista kirjoittamaan kirjain kirjaimelta vuoron tapahtumista oman kirjaamisen ohella, vaihtoehtona on kirjata itse kaikki. Kirjaaminen kuitenkin tärkeää jo potilasturvallisuuden ja omien oikeuksien vuoksi.”
Kieli- ja kirjaamistaitoa opitaan lisää työelämässä, mutta jos palvelutuotanto tapahtuu aliresursoidussa tilanteessa, ei suotuisan oppimisympäristön muodostumiselle kehity parhaita mahdollisia edellytyksiä.
Tietojärjestelmien kehittäminen voi olla osa alan tärkeistä pitovoimatekijöistä
Esille nousi myös toiveita kirjaamisen kehittämiseksi, millä voitaisiin vähentää siihen käytettävää aikaa.
”Toivoisin enemmän vitaali mittausten ym. mittausten nopeaa siirtymistä potilastietojärjestelmään. Nyt osan joutuu kirjaamaan käsin, esim. verensokeriarvo.”
” — Tarvitsisimme tekoälyä kovasti kirjaamiseen. Meillä on paljon perussanastoa käytössä, jotka tekoäly voisi ”kirjoittaa” jo ne valmiiksi, niin voisimme kirjoittaa sen poikkeavan tekstin sitten. Jäisi aikaa oikeaan potilastyöhön, johon meidät lähihoitajat on koulutettu!”
Kuulisimmekin mielellämme lisää organisaatioista, joihin on muodostunut hyvän kehä: joihin hakeudutaan opiskeluaikana harjoittelijoiksi, syvennetään ammattitaitoa, ja tarjotaan mahdollisuus muun muassa kielen ja kirjaamisen opetteluun. Tällaisissa paikoissa henkilöstö pysyy työnantajan palveluksessa ja sijaisten saaminen helpottuu. Laadukas kertakirjaaminen ja kirjatun tiedon hyötykäyttö toiminnan johtamisessa muodostaisivat moottorin hyvän kehälle.
Lämmin kiitos kaikille Tietojärjestelmäkysely lähihoitajille 2024 -vastaajille, ja kiitos kyselyn välittämisestä lähihoitajille JHL, Tehy ja Super!
Tiedonkeruun keskeisiä tuloksia esitellään THL:n Digi on liki – lähihoitajien kokemuksia tietojärjestelmistä ja digitaalisista palveluista -seminaarissa lokakuussa. Ilmoittaudu mukaan!
Lisätietoa
Saranto K, Koponen S, Vehko T, Kivekäs E. Nurse managers’ opinions of information system support for performance management: a correlational survey. Methods of Information in Medicine 2022. doi: 10.1055/a-1978-972
Varonen P, Ailio E. (2024). Tiedon polku: infograafi.