Uusimaalaisen sosiaali- ja terveyskeskuksen johtajalääkärin tehtävistä tulleena, tuoreena THL-läisenä poden edelleen päänsärkyä tiedon sirpaleisuudesta. Laskin ennen lähtöäni, että tarvitsin entisessä tehtävässäni 29:ää erilaista talon sisäistä järjestelmää – ja liutaa erilaisia nettilinkkejä – saadakseni johtamisessa tarvitsemani tiedon.
Tietoa uuteen sosiaali- ja terveyspalvelujärjestelmään siirryttäessä ei siis puutu. Kyse on siitä, mistä tiedon löytää, mitä siitä saa irti ja miten sitä on lopulta valmis käyttämään.
Onko käytettävissä oleva tieto todella avuksi palvelut järjestävälle organisaatiolle, onko siitä hyötyä tiedon loppukäyttäjille? Vai toimimmeko käytännössä ”garbage in – garbage out” -periaatteella, jolloin heikkolaatuinen tieto on heikosti hyödynnettävää.
Me tiedon käyttäjät tarvitsemme ensinnäkin kunnollista, luotettavaa kirjaamista. Asiakas- ja potilaskäynnin syyn strukturoitu kirjaaminen tietojärjestelmiin on tiedolla johtamisen lähtökohta. Ilman luotettavasti kirjattua tietoa ei palveluita voida kehittää, kun ei tiedetä, mitä hoidetaan, keitä hoidetaan ja kuka hoitaa.
Turhaksi koettua tietoa ei kukaan halua kirjata. Tiedolla täytyy olla merkitys, myös tiedon kirjaajalle.
Käyttökelpoinen tieto on seulottua ja tiivistettyä
Tietoähkyn suitsimiseksi tarvitsemme tiedon seulontaa ja tiivistämistä. Ämpärillisestä kaiken kattavaa tietoa pitää saada lasillinen helposti nautittavaa kuvaavaa ja luotettavaa tietoa.
Aivan oleellista on valita palvelujärjestelmän ja -organisaation strategisia tavoitteita palvelevat avainindikaattorit, key performance indicators, KPI. Sote-palveluiden tulevaa muutosta pitää pystyä mittaamaan, jotta voimme tavoitella niitä asioita, joita reformissa haetaan. Osaa tiedosta mitataan rakenteista, osaa prosesseista, osaa lopputuloksista. Johonkin mittauskohtaan on olemassa vain tiedon korvikkeita tai niiden kombinaatioita.
Lopulta kuitenkin veronmaksaja – asiakas – ratkaisee, mitä palveluita hän haluaa käyttää. Silloin voi joutua vastaamaan vaikkapa siihen, mikä on hyvä sairaala synnyttää: missä on kohtelias ja osaava henkilökunta, sairaala, joka on lähellä ja turvallinen ja missä on siedettävän etäisyyden päässä hyvä keskola ja leikkaussali, jossa mahdolliset komplikaatiot voidaan hoitaa.
Sote-uudistuksessa tarvitaan tietoa eri näkökulmista
Indikaattoreita valitessa on oleellista tietää, ketkä tietoa käyttävät ja mitä tietoa kukin heistä tarvitsee.
Sosiaali- ja palvelujärjestelmän uudistuksessa tarvitaan mielestäni ainakin tietoa:
Väestön palvelutarpeesta
Esimerkiksi tietoja väestön hyvinvoinnista, sairastavuudesta, sosioekonomisista ryhmistä, työllisyydestä, toimentulotukien määrästä ja lääkkeiden kulutuksista.
Potilas- ja asiakaskirjosta
On tiedettävä palvelujen käyttäjien profiili. Tarvitsemme tietoa palvelujen käytöstä, käytön syistä, vastaanottajatahoista ja vastaanottajatyypeistä sekä hoidon tai palvelun kestosta. Näin saadaan ymmärrys siitä, millainen on case-mix, potilaskirjo. Tarkennettu kuva saadaan, kun tiedot yhdistetään todellisiin, aiheutuneisiin kustannuksiin erilaisilla, eri tavoin ja eripituisin ajanjaksoin hoidettavilla episodeilla.
Hoidon ja palvelujen saatavuudesta
Asiakkaille keskeistä on tieto palvelujen saatavuudesta sekä tieto siitä, missä palvelut sijaitsevat. Saatavuus voi olla myös kilpailutekijä, kun palveluntuottajat vertailevat toisiaan ja kisaavat asiakkaista.
Yksittäisen maakunnan kohdalla ja maakuntia vertailtaessa on tärkeä tietää, miten palveluja tuottava yksikkö toimii, mikä on palvelutarpeen arviointiin mennyt aika, kuinka pitkät ovat jonotusajat, kauanko hoito keskimäärin kestää ja kuinka monta päivää keskimäärin menee, että palveluun pääsee (T3 mediaani, kolmas vapaana oleva kiireetön aika).
Asiakaskokemuksesta
Asiakaskokemus ratkaisee, minkä palvelun asiakas lopulta valitsee. Jokainen itseään kunnioittava palveluntarjoaja kysyy, kuinka voimme palvella teitä, menikö vastaanotto odotusten mukaisesti ja suosittelisitko palvelua läheisellesi? Myös asiakasraadin käyttö, valitusten määrän seuraaminen sekä välittömän palautteen kerääminen ovat paikallaan. Ilman tietoa asiakaskokemuksesta ei kehitytä.
Kustannuksista
Jos aiomme saa aikaan miljardiluokan säästöt, kustannusten on oltava läpinäkyviä ja vertailtavia. On tiedettävä, mitä oma palvelu ja mitä vieruskaverin sote-palvelu maksavat. Puhutaan tuotantokustannuksista, rakenteiden kustannuksista. Tarvitaan myös tietoa siitä, mitä tilat, tukipalvelut, logistiikka, ostopalvelut ja eri henkilöstöryhmien kustannukset kohdistettuina palvelujen käyttäjiin ja heidän hoitojaksoihinsa maksavat.
Henkilöstöstä
Henkilöstö on sote-palvelujen peruspilari. Seurataanko vaikkapa koulutuspäivien lukumäärää eri henkilöstöryhmissä? Onko paljon lyhyitä sairauspoissaoloja, joka kertovat työviihtyvyydestä? Hyvä henki työpaikalla takaa myös hyvän asiakaspalvelun. Onko henkilöstö vakituista vai pyöriikö toiminta sijaisilla? On tärkeää pystyä vertaamaan myös oman toiminnan ja mahdollisten ostopalvelujen henkilöstömääriä (htv:t) ja kustannuksia.
Laadusta
Mitkä asiat sitten kertovat työn laadusta? No ainakin vaaratapahtumien raportointijärjestelmät Haiprot ja laaturekisterit. Myös valitukset, omavalvonnan toteutuminen sekä komplikaatioitten määrä voivat kertoa karua kieltään.
Kehitysmyönteisyyttä taas voitaisiin mitata vaikkapa innovaatioaihioiden määrällä/vuosi. Lähetteiden määrä erikoislääkäreille/ikäryhmä ja päivystyslähetteiden määrä/lähettäjätaho voisivat kertoa, mikä on liipasinsormi lähettämiselle. Jos se poikkeaa keskiarvosta samanikäisillä, voi olettaa, että joko ei ole resursseja hoitaa asiaa tai ei osata. Lähetteitä pitäisi tarkistaa suhteessa samanikäiseen väestöön keskimäärin.
Millään yksittäisellä toimijalla ei ole hallussaan kaikkea tarvittavaa tietoa. Olennaisen tiedon kerääminen kaikille yhtäläisesti saatavilla olevaksi edellyttää yhteen hiileen puhaltamista kunnasta viranomaistahoihin ja tietojärjestelmätoimittajista niin yksityisiin kuin maakuntien palveluntuottajiin.
Ainakin osa tiedoista tullaan saamaan jatkossa Kannasta. Tämä edellyttää myös tietoaukkojen peittämistä ja lainsäädäntötyön onnistumista sekä erityisesti sosiaalipuolen ja yksityisten toimijoiden tiedon saannin mahdollistamista.
Tieto on tiivistettävä ja palasteltava asiakastarpeiden mukaan
Suurin huolenaihe ei ole liian vähäinen tieto, vaan liika tieto. Ainakin alkuvaiheessa on pakko priorisoida ja kohdentaa tieto oikeaan osoitteeseen sopivina, käyttökelpoisina annoksina. Vähemmän on enemmän. Siinä on haastetta tähän hankkeeseen. Oikealle tiedolle oikea kohderyhmä!
Samalla pitää muistaa, että tieto tulee perustasolta, ammattilaisten kirjaamana. Yhtään ylimääräistä ranneliikettä ei pidä tehdä, vaan tiedon pitäisi jalostua kertakirjauksella. Tietosisältöjen kuuluu olla sellaisia, että käyttäjän ei tarvitse murehtia muuta, kuin että kirjaa käyntisyyt sekä ydintiedot, kuten lääkityksen, riskitiedot, palvelu- ja jatkosuunnitelmat.
Vasta tämän jälkeen voidaan kerättyä tietoa käyttää: vertailla tehokkuutta, tuottavuutta, laatua, vaikutuksia. Omaa toimintaa pitää voida peilata vieruskaverin toimintaan ja luottaa tiedon vertailukelpoisuuteen. Luotettavasti vertailukelpoinen tieto kumpuaa kunnollisesta tietopohjasta. Tietojen hyödyntämiseen tarvitaan myös monipuolisia raportointivälineitä. Tuhannen ja yhden yön tietotoiveista on siis saatava helppokäyttöisiä tietopaketteja.
Relevantin sote-tiedon pohjalta ja uusien työkalujen avulla päästään lopulta suunnittelemaan niitä palveluita, joita asiakkaat tarvitsevat. Mutta aloitetaan kunnollisesta käyntisyiden kirjaamisesta. Muuten emme saa kunnollista tietopohjaa.
Infoähkyä potien, mutta toiveikkaana, että siivilöinti ja paketointi onnistuvat.