Tänä vuonna on otettu yksi merkittävä askel, kun palveluntuottajat ovat voineet toimittaa ikääntyneiden palveluissa syntyvää tietoa rekistereihimme THL Tiedontoimituspalvelun avulla ilman erillisiä lomakkeita tai yksiköiden esihenkilöiden tekemää kirjaamista.
Iäkkäiden palvelujen henkilöstömitoituksen kehittämisessä on kuljettu pitkä matka vuodesta 2001, jolloin julkaistiin ensimmäiset mitoitusta koskevat laatusuositukset. Vuoden 2020 vanhuspalvelulain uudistuksessa henkilöstömitoitus ja sen seuranta kirjattiin lakiin, mikä toi vauhtia myös siihen liittyvän tiedonkeruun kehittämiseen.
Olemme THL:ssä näiden vuosien varrella hioneet laskentakaavan, käsitteet ja kansallisesti yhtenäisen tietosisällön, jonka avulla kokoamme tietoa suunnittelun, seurannan ja arvioinnin käyttöön.
Attendo ottanut ensimmäisenä automatisoidun tiedontoimituksen käyttöön
Tietojen toimitus on ollut näiden vuosien varrella monelle palveluntuottajalle suuri, joskin merkityksellinen rutistus. THL Tiedontoimituspalvelu automatisoi tiedontoimitusta ja helpottaa erityisesti esihenkilöiden työtaakkaa. Tämän lisäksi se vähentää virheitä ja tukee näin yhä laadukkaamman tietopohjan kehittymistä.
Ensimmäisenä hoiva-alalla uuden tiedontoimituspalvelun otti käyttöön Attendo, joka toimitti kaikkien ikäihmisten Attendo-kotien tämän vuoden henkilöstömitoitustiedon THL:lle automaattisesti. Kolme hoivakodin esihenkilöä ja yksi aluepäällikkö jakoivat kokemuksiaan – palaute oli yksimielisesti positiivista.
Lomakkeista automaatioon
Henkilöstömitoitustietojen keruu vaatii valtakunnallisesti tuhansien lomakkeiden täyttämistä kolmen viikon seurantajaksolla kahdesti vuodessa.
Uudella toimintatavalla tiedot siirtyvät palvelun tuottajien järjestelmistä tiedonsiirtoina, mikä vähentää virheiden mahdollisuutta ja säästää aikaa, kun kirjaaminen tehdään vain kerran. Attendon esihenkilöitä lainatakseni:
”Aiemmin lomakkeiden täyttö oli raskasta ja stressaavaa.”
”Nyt automaattinen tiedonsiirto poistaa tämän ylimääräisen työvaiheen kokonaan, mikä tekee työstä huomattavasti sujuvampaa.”
”Suoratiedonsiirron myötä ihmisten tekemät näppäilyvirheet poistuvat ja automaattinen tiedonsiirto minimoi riskit virheille. Nyt kaikki siirtyy suoraan järjestelmästä automaattisesti, mikä säästää esihenkilöiltä huomattavan määrän aikaa. Tämä on ollut loistava uudistus.”
Arjen sujuvuutta ja laatua/Aikaa vapautui henkilöstön tukemiseen ja toiminnan kehittämiseen
Uudistus ei ole pelkästään tekninen – se näkyy myös konkreettisesti hoivakotien arjessa. Attendon esihenkilöiden kokemuksesta työtaakka keveni, ja aikaa vapautui henkilöstön tukemiseen ja toiminnan kehittämiseen:
”Tämä uudistus näkyy erityisesti esihenkilöille ajankäytön helpottumisena. Henkilöstö ja asiakkaat hyötyvät siitä, että vapautunutta aikaa voidaan käyttää arjen sujuvuuden varmistamiseen ja laadun kehittämiseen.
”Itseasiassa näin jälkeenpäin miettien en edes pohtinut mitoitusseurantaviikkoja niiden ollessa käynnissä ja olin melkein unohtanut, että keväällä ne olivat. Koen suoratiedonsiirron siis olleen helpottava muutos arjessa.”
”Henkilöstö hyötyy, koska he saavat enemmän tukea, ja asiakkaat hyötyvät laadukkaammasta palvelusta.”
Tiedolla johtaminen osaksi toimintaa
Attendon mukaan heillä on seurattu mitoitustietoja jo pitkään osana laajempaa tiedolla johtamisen kokonaisuutta. Heidän olikin helppoa lähteä mukaan automaattiseen tiedonsiirtoon, kun toimitettava tieto oli jo systemaattisesti olemassa järjestelmissä.
”Mitoitukseen liittyvien tietojen jatkuva seuranta mahdollistaa paremman suunnittelun ja se puolestaan parantaa toiminnan laatua ja työtyytyväisyyttä”, toteaa eräs Attendo-kodin johtaja.
Tiedontoimituspalvelu myös muille palveluntuottajille
Attendon esimerkki osoittaa, että automaattinen tiedonsiirto ei ole vain tekninen uudistus – se tuo konkreettista hyötyä arkeen, parantaa tiedon laatua ja vapauttaa aikaa tärkeämpiin tehtäviin. Kannustamme lämpimästi palveluntuottajia käyttämään THL Tiedontoimituspalvelua tietojen toimittamiseen.
Yhdessä rakennamme sujuvampaa tiedonkeruuta sekä laadukkaampaa ikääntyneiden palvelujen henkilöstömitoituksen tietopohjaa.
Ota yhteyttä ja liity mukaan automaattisen tiedontoimituksen edelläkävijöihin!
Ota yhteyttä kysyäksesi tai keskustellaksesi THL Tiedontoimituspalvelun mahdollisuuksista:
vanhuspalvelulaki(at)thl.fi