Sosiaali- ja terveydenhuollossa työskentelevistä lähihoitajista seitsemän kymmenestä koki, että tietojärjestelmien käyttö vie liian ison osan työajasta asiakkaiden kanssa. Sairaalassa ja avopalveluissa työskentelevistä tätäkin useampi koki samoin.
”Ymmärrän kirjaamisen tarpeen ja lähtökohdan, mutta se vie usein liikaa hoitajan aikaa siitä varsinaisesta työstä”
Tämä vahvasti jaettu näkemys kuvastanee lähihoitajien roolia sosiaali- ja terveydenhuollossa, jossa heidän työtehtävänsä nojaavat vahvasti läsnäoloon asiakkaiden parissa.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmiin kirjaaminen on vaativaa työtä
Valtaosa lähihoitajista kirjaa asiakas- ja potilastietojärjestelmiin rakenteisesti asiakkaan hoitotietoa. He kirjaavat asiakastapahtumat siis ensisijaisesti asiakkaan hoitosuunnitelmiin valittuja otsikoita hyödyntäen.
Rakenteisen kirjaamisen tarkoitus on helpottaa tietojen käyttöä niiden kirjaamisen jälkeen ja näin ollen edistää hoidon jatkuvuutta, yhteistyötä eri ammattiryhmien välillä, tiedolla johtamista ja tutkimusta. Rakenteinen kirjaaminen voi kuitenkin kuormittaa ammattilaista etenkin, jos kirjaamisrakenteiden käytöstä ei ole sovittu ja ohjeistettu yksikössä tai jos kirjaamiselle ei ole varattu riittävästi resursseja.
”Kirjaamiseen ei koskaan tunnu olevan tarpeeksi aikaa saati koneita. On myös ristiriitaista ohjeistusta/toiveita kirjaamisesta eri toimijoilta (tulisi kirjata vain oleellinen napakasti, mutta joku muu taho voi moittia, ettei ole kirjattu huolella avaten kaikkia asiakkaan voimavaroja ja toimintakykyä, vointia jne.”
Lähihoitajan työssä kirjaaminen on oleellinen osa asiakkaiden hoitoa, mutta jos kirjaamisosaamisessa, kirjaamisen toteuttamisessa tietojärjestelmiin tai kirjaamisen puitteissa on puutteita, tuhraantuu siihen enemmän aikaa kuin olisi välttämätöntä.
”Mobiililaitteelle pystyy kirjaamaan verenpaineet, painon, verensokerin yms., mutta ne eivät automaattisesti siirry niille tarkoitetuille seurantalehdille ***-järjestelmään. Tämä vie paljon turhaa aikaa, kun ne ensin kirjaa mobiililaitteelle, ja toimistolle päästyä ne täytyy vielä erikseen kirjata tietokoneen avulla seurantalehdelle.”
Yhteenvetonäkymä tukisi lähihoitajien kokonaiskuvaa asiakkaan tilanteesta
Lähihoitajista lähes puolet koki, ettei asiakas- tai potilastietojärjestelmä tuota sellaista yhteenvetonäkymää, jonka perusteella on helppoa muodostaa kuva asiakkaan tilanteesta. Mikäli lähihoitaja ei pysty hahmottamaan asiakkaan kokonaistilannetta yhteenvetonäkymästä, kuluu hänellä aikaa asiakkaan tilanteen selvittämiseen eri lähteistä, kuten asiakas- tai potilastietojärjestelmän eri välilehdiltä. Myös asiakkaan turvallisuus voi vaarantua, jos oleellisia tietoja ei löydy tai kiireellisessä tilanteessa niiden etsiminen vie liikaa aikaa.
“Asukkaista ei ole — mitään ” tiivistelmää”, josta saisi nopeasti hoitoon tarvittavat perustiedot esim sijaiselle. Suullinen raportointi on pakollista, hiljainen raportti [=asiakkaiden tilanteen selittäminen itsenäisesti tietojärjestelmästä] kestäisi noin tunnin, kun kävisit erikseen lukemassa jokaisen asukkaan”
Toimivan yhteenvetonäkymän kehittäminen vaatii yhteistyötä lähihoitajien ja tietojärjestelmätoimittajien välillä. Yhteistyön lisäämisen tarvetta tukee myös tutkimustulos siitä, että eri asiakas- ja potilastietojärjestelmämerkkien välillä oli merkittäviä eroja. Riippuen siitä, minkä merkkistä järjestelmää lähihoitajat käyttivät, 26–60 prosenttia koki yhteenvetonäkymän tukevan kokonaiskuvan muodostamista asiakkaasta.
Tietojärjestelmät ja organisaation tuki saatava yhtenäiseen linjaan lähihoitajien taakse
Kirjaamista ja tietojärjestelmiä kehittäessä olisi tärkeää kirkastaa kaksi ajatusta:
- kirjaamisen on tärkeää palvella ensisijaisesti asiakkaiden hoitoa ja
- tietojärjestelmien tehtävä on tukea ammattilaisia tässä työssä.
Työnantajien taas tulisi kyetä tarjoamaan lähihoitajille
- riittävästi koulutusta ja perehdytystä kirjaamiseen ja tietojärjestelmien käyttöön sekä
- taata mahdollisuus toteuttaa kirjaaminen annettujen ohjeiden mukaisesti.
Sosiaali- ja terveydenhuollossa työskentelevien lähihoitajien kokemuksia potilas- ja asiakastietojärjestelmistä kartoitettiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ja Itä-Suomen yliopiston kyselytutkimuksella keväällä 2022. Lainauksina esitetyt tekstit on poimittu kyselyn lopussa olleesta avoimesta kysymyksestä, johon sai jättää kommentteja kirjaamisesta sekä asiakas- ja potilastietojärjestelmistä.
Kiitokset ammattiliitoille SuPer ja JHL yhteistyöstä Tietojärjestelmäkysely lähihoitajille -tutkimuksen toteutuksessa!