Modernin management-teorian mukaan suurin vaara muutosten aikoina ei ole turbulenssi itse, vaan eilisen logiikalla toimiminen. Silti tämän päivän muutosprosessit pohjautuvat vanhentuneisiin malleihin. Katsokaamme lyhyesti missä suurimmat esteet piileskelevät ja miten muutoksia saadaan onnistumaan.
Miksi muutosprosessi usein epäonnistuu?
1. Mitä se vaatii minulta?
Muutosprosessin ensimmäinen kompastuskivi on käsityksessämme siitä, kuinka paljon energiaa tai vaivaa muutos tulee vaatimaan meiltä. Jos epäilemme, että joudumme luopumaan jostain, emme halua edes ymmärtää muutoksen tarpeellisuutta.
Esimerkki 1. Koulun opettajille esitetään menetelmä opetusryhmien parempaan työrauhaan, mutta he eivät ole kiinnostuneita, koska siinä on riski, että he joutuvat opettelemaan jotain uutta, energiaa vaativaa työkalua.
Esimerkki 2. Yritys ei tuota tuloksia ja tarvitaan uusia käytänteitä. Vaikka työntekijät ovat olevinaan kuulolla, mitään ei tapahdu, koska he eivät haluta menettää yhtäkään saavutettua etua.
Meitä ei siis ole helppo motivoida muutoksen tarpeellisuudella tai hyödyllä.
2. Pystynkö siihen?
Toinen kompastuskivi koostuu käsityksestämme omasta kyvykkyydestämme. Ehkä emme pysty enää oppimaan? Ehkä epäonnistumme? Erityisesti uudet it-ohjelmat ajavat monen ikääntyvän työntekijän sairauslomalle. Kun metsäkoneet varustettiin it-järjestelmillä, lisääntyivät sairauslomat liittyen selkävaivoihin, vaikka sairastamisen oikea syy todettiin olevan epävarmuutta koneen uudenlaiseen ohjaamiseen.
3. Vanhojen tapojen voima
Olemme tapojemme orjia. Tapojen muutos vaatii meiltä sinnikkyyttä ja pitkäjänteisyyttä. Aikaansaadut muutokset vaativat useamman kuukauden aktiivista seurantaa, sillä muuten vanhat kuviot ottavat helposti ja huomaamatta vallan.
Mikä johtaa muutoksen onnistumiseen?
1. Pakko
Kompastuskivistä huolimatta muutoksia tapahtuu koko ajan. Osa niistä syntyy pakosta. Vaikka pakko tulee päättäjätaholta ja herättää protesteja, uudesta päiväjärjestyksestä tulee suhteellisen nopeasti uusi normaali. Ja jos pakko taas tulee esimerkiksi pandemian muodossa, ei kannata kieltäytyä, koska vaihtoehtoja ei ole.
Pakko ei ole aina mahdollista eikä suositeltavaa.
2. Ymmärrys ja kulttuuri
Vaikka emme halua ymmärtää muutoksen tarpeellisuutta, henkilöstön hyvä keskustelukulttuuri tekee sen meille helpommaksi hyväksyä tosiasian, ettei muutoksia voi välttää. Katso esimerkiksi Dr Spencer Johnsonin kuvaava kirja Kuka vei juustoni? Kesytä muutosvastarintasi – löydä rohkeutesi työssä ja elämässä. Keskustelu erilaisista reaktioistamme muutoksen yhteydessä auttaa ymmärtämään tilanteen.
3. Kyvykkyyden varmistaminen ja pienten tuloksien kokeminen
Meillä jokaisella on myös tarve kehittyä energian säästämisen tarpeen rinnalla. Nämä tarpeet vaikuttavat ristiriitaisilta, mutta oikeasti ne molemmat turvaavat eloon jäämisemme. Elimistön perustehtävä on pitää meidät hengissä mahdollisimman energiataloudellisesti (neurologi Antonio Damasio), jotta jää voimaa esimerkiksi virusten torjumiseen. Toisaalta tarve kehittyä auttaa meitä keksimään uusia käytänteitä ympäristön muutosten mukaan.
Jotta kehittymisen tarve olisi muutostilanteissa voimakkaampi, on varmistettava, että vaikeusaste ei ylitä kuvaamme omista mahdollisuuksistamme.
4. Sparraaja tai fasilitaattori
Uudistuksia ja muutettuja ajatustapoja kukaan ei saa yksin aikaan. Siihen tarvitaan koko työryhmän yhteistä pohdiskelua, keskustelua ja veivaamista. Siksi tärkein tekijä muutoksessa ja uudella linjalla pysymisessä on, että työryhmän, osaston tai tiimin jäsenet oppivat tuntemaan toinen toisensa henkilökohtaisesti. Oikotietä ei ole.
Muutosvalmis kulttuuri ja kasvun asenne syntyvät, kun ryhmässä vallitsee hyväksyntää ja avointa dialogia, jota saadaan aikaan pienillä spontaaneilla keskustelutuokioilla. Keskustelukulttuurin muodostamiseen tarvitaan usein talon sisäistä tai ulkopuolista fasilitaattoria.
Muutosprosessin käynnistämistä helpottaa huomattavasti mentaalimanageri, joka osaa seuloa esiin kaikkein kiireellisimmät päivitystarpeet, ja kertoa, miten päivitykset tehtäisiin. Sen jälkeen valmentava johtaja ja työnohjaaja huolehtivat, että valitulla polulla pysytään, kunnes uudesta toimintatavasta on tullut automaattinen.
Työelämä -blogisarjassa aiemmin ilmestyneet kirjoitukset:
7.12.2021 Ei terve eikä sairas – kenen puoleen voi kääntyä?
7.7.2021 Mental Training – tulevaisuuden menestystekijä
12.3.2021 Mistä tarve työelämän muutoksiin tulee?
9.6.2020 Mental Management – väylä toimintatapojen välttämättömään muutokseen